Utiliser une intelligence artificielle dans l'entreprise ne signifie pas forcément ouvrir un chatbot dans une fenêtre séparée. L'IA peut être directement intégrée dans une application métier, un back-office, un espace client ou un processus existant.
Elle peut alors travailler à partir du contexte que l'application lui transmet : informations concernant un client, documents, demandes reçues, historique ou données métier.
Une question posée directement dans l'outil métier
« Résume-moi les derniers échanges avec ce client et indique-moi les actions encore à réaliser. »
L'assistant recherche les informations auxquelles il est autorisé à accéder, analyse le contexte puis restitue une réponse directement dans l'application.
Elle vient aussi du contexte, des données et des outils auxquels l'application permet à l'assistant d'accéder.
Un assistant métier IA, qu'est-ce que c'est ?
Un assistant métier est une fonctionnalité utilisant un modèle d'intelligence artificielle pour aider l'utilisateur à réaliser certaines tâches dans un contexte professionnel précis.
Contrairement à un assistant généraliste, il peut être conçu pour travailler avec le vocabulaire, les données et les processus propres à l'entreprise.
L'IA devient une brique de l'application métier
Que peut faire concrètement un assistant métier IA ?
Les usages dépendent du métier et des informations disponibles. L'objectif n'est pas d'ajouter de l'IA partout, mais d'identifier les tâches pour lesquelles elle apporte réellement un gain.
Rechercher
Retrouver une information dans des documents, des dossiers ou des données métier.
Résumer
Synthétiser un dossier, un historique, une conversation ou plusieurs documents.
Classer
Identifier automatiquement le type, le sujet ou la priorité d'une demande.
Extraire
Transformer un texte ou un document en informations structurées exploitables.
Préparer
Proposer une réponse, un compte rendu, une description ou un contenu adapté au contexte.
Agir
Proposer ou déclencher une action dans un workflow lorsque le contexte le permet.
Un assistant métier IA n'est pas simplement ChatGPT dans une fenêtre
Un outil d'IA généraliste peut déjà aider à rédiger, résumer ou analyser un texte que l'utilisateur lui transmet manuellement.
L'intégration dans une application métier permet d'aller plus loin : le contexte peut être préparé automatiquement et l'utilisateur n'a plus nécessairement besoin de rechercher puis copier les informations avant de poser sa question.
L'utilisateur apporte le contexte
Il sélectionne les informations, les copie et explique lui-même ce qu'il souhaite obtenir.
L'application prépare le contexte
Les données utiles peuvent être sélectionnées automatiquement selon l'utilisateur, le dossier ou l'action en cours.
Exemple : analyser automatiquement une demande reçue
Prenons le cas d'un message reçu par une entreprise. Avant même qu'un collaborateur ne le traite, l'intelligence artificielle peut analyser son contenu et préparer plusieurs informations utiles.
L'IA peut par exemple déterminer la catégorie de la demande, identifier son niveau d'importance, produire un résumé et suggérer l'action à effectuer. Le collaborateur conserve ensuite la possibilité de valider ou corriger le résultat.
Comment l'assistant accède-t-il aux informations ?
Donner accès aux données de l'entreprise ne signifie pas transmettre indistinctement toutes les informations disponibles au modèle.
L'application peut sélectionner uniquement les informations utiles à la demande : fiche client, historique d'un dossier, extraits de documents ou résultats provenant d'une API.
Et lorsqu'il faut rechercher dans beaucoup de documents ?
Il n'est pas toujours pertinent d'envoyer une documentation complète à l'intelligence artificielle pour chaque question.
Une application peut d'abord rechercher les passages susceptibles de répondre à la demande, puis transmettre uniquement ces éléments au modèle afin qu'il produise sa réponse.
Recherche documentaire et RAG
Cette approche permet de construire des assistants capables de travailler à partir de la documentation et des connaissances propres à l'entreprise.
Nous consacrerons un article spécifique à ce fonctionnement.L'IA peut-elle aussi déclencher des actions ?
Oui, mais il faut distinguer l'analyse réalisée par l'IA et l'automatisation du processus.
Le modèle peut par exemple déterminer qu'une demande concerne un devis. L'application peut ensuite appliquer une règle : créer une tâche, prévenir un collaborateur ou préparer une réponse.
Comprend et structure la demande.
Applique les règles prévues dans le processus.
Crée, transmet, notifie ou met à jour.
Pour aller plus loin sur cette partie, découvrez également comment automatiser des processus métier avec l'intelligence artificielle .
Tout n'a pas besoin d'être automatisé
L'IA peut préparer une information, suggérer une réponse ou proposer une action sans nécessairement l'exécuter automatiquement.
Pour certains processus, une étape de validation permet de conserver le contrôle tout en réduisant le travail préparatoire.
Droits d'accès, confidentialité et contrôle
Un assistant intégré à un outil métier doit respecter les mêmes principes d'accès que le reste de l'application. Un utilisateur ne doit pas pouvoir obtenir par l'intermédiaire de l'IA une information à laquelle il n'aurait normalement pas accès.
Comment intégrer l'IA dans un outil existant ?
Il n'est pas forcément nécessaire de reconstruire toute l'application. Une fonctionnalité IA peut être ajoutée progressivement à un logiciel métier, un back-office, une plateforme web ou un workflow existant.
L'intégration peut commencer par un besoin précis : analyser les demandes reçues, rechercher dans une documentation, résumer un dossier ou aider à rédiger une réponse.
Commencer par un usage concret
Identifier une tâche répétitive ou chronophage permet d'évaluer plus facilement l'intérêt réel de l'intelligence artificielle avant d'étendre son utilisation.
L'IA devient réellement utile lorsqu'elle comprend le contexte métier
Un assistant métier ne se résume pas à ajouter une zone de conversation dans une application. Son intérêt vient de sa capacité à travailler avec les informations pertinentes, au bon moment et dans le bon processus.
La première étape consiste donc moins à choisir un modèle d'intelligence artificielle qu'à identifier le problème à résoudre, les données nécessaires et la place que doit conserver l'utilisateur.
Intermédia Conseil accompagne les entreprises dans l'intégration de fonctionnalités d'intelligence artificielle au sein de leurs applications et processus métier, à Nancy, Toul, en Lorraine et à distance.